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교비회계[지출] 학교법인카드 적격증빙 여부 확인 요청
※ 질의 내용이 구체적으로 작성되지 않은 경우에는 상세한 답변을 드리기 어려울 수 있습니다.
1.사실관계
교수학습개발원에서 학생들을 대상으로 익명 설문조사를 진행하고, 참여하는 학생들에게 사례품으로 소액의 상품권을 지급하려고 합니다.
상품권은 익명 설문조사 당시 입력한 전화번호로 발송하여 지급할 예정이며, 결제 방식은 학교 법인카드를 사용하여 상품권 구매를 하려고 예정 중입니다. 사용하려는 예산 세목은 행사비입니다.
기존에 학교에서 현금성이 있는 물품을 지급하기 위해 지출할 때, 증빙으로 지급한 명단을 제출 받았으며 해당 명단에는 이름 학번 금액을 작성하도록 했습니다.(연구비 지출 기준)
다만, 이번 경우에는 익명으로 계획하고 있어서 사례품인 상품권을 수령하기 위한 전화번호만 수집될 예정입니다.
지출 부서에서 명단 작성을 한다면, 소속(대학/대학원)과 전화번호 지출금액만 작성할 수 있는데 위와 같이 제출해도 적격증빙으로 인정할 수 있는지 문의가 들어왔습니다.
2.질의사항
1) 지급받은 학생의 이름과 학번 정보 없이, 소속(대학/대학원)과 전화번호만으로 이루어진 명단으로도 법인카드에 대한 적격증빙으로 인정할 수 있을까요?
2) 상품권 같이 현금성이 있는 사례품을 제공할 때, 익명 설문은 어느 정도의 정보까지 수집하여서 증빙으로 붙여야 하는지에 대해 질의하고자 합니다.
3.관계법령
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학교법인카드 적격증빙 여부 확인 요청
안녕하세요. 한국사학진흥재단입니다.
항상 한국사학진흥재단에 대한 관심과 협조에 감사드리며, 답변내용이 도움이 되시기 바랍니다.
(질의내용)
- 익명 설문조사 참여학생에게 상품권 지급 시 소속과 전화번호만으로 작성한 명단이 법인카드 적격증빙으로 인정될 수 있는지 여부
- 현금성 사례품 제공 시 익명 설문에서 수집해야 할 정보의 범위
(답변내용)
1) 지급받은 학생의 이름과 학번 정보 없이 소속과 전화번호만으로 이루어진 명단은 적격증빙으로 인정받기 어려울 수 있습니다. 사립대학 재무·회계 규칙에 따르면 지출의 적정성을 입증하기 위해서는 관련 증빙이 필수적이며, 특히 익명으로 진행되는 경우에도 업무 연관성과 지급 대상의 동일성을 입증하기 위한 추가적인 정보가 요구될 수 있습니다. 따라서 최소한 학번이나 이름과 같은 학생 식별 정보를 포함하거나, 익명성을 유지하되 추가적인 식별 방법(예: 설문 응답자 번호 부여)을 고안하는 것을 권장합니다.
2) 상품권과 같은 현금성이 있는 사례품을 제공할 때는 소속과 전화번호 외에도 지급 목적, 지급 수량, 그리고 학생 식별 정보가 포함되어야 합니다. 이는 지출의 목적과 관련성을 명확히 하기 위함입니다. 익명성 보호가 필요한 경우, 학교 내규에 따라 설문번호 부여, 암호화된 식별번호 사용 등의 방법으로 익명성을 유지하면서도 적절한 증빙을 확보할 수 있습니다.
(관련법령)
- 사학기관 재무·회계 규칙에 대한 특례규칙 제15조
- 사학기관 재무·회계 규칙 제4조
본 상담은 질의 주신 내용에 한정하여 답변을 드리는 점은 양해하여 주시기 바랍니다.
오늘도 건강과 행복이 가득하시길 기원합니다.
감사합니다.
※ 문의처 : 053-770-2625
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