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교비회계의 회계, 재무와 관련된 질의 게시판입니다.
- 등록금회계, 비등록금회계, 교비회계 산하 학교기업회계 등

작성일2024.06.12 조회수1777

1.사실관계

현재 저희 대학에서는 사학진흥재단 U-ERP 시스템을 통해 전자결재를 진행하고 있지만 별도로 인쇄된 지출결의서와 원본 영수증 등 기타증빙자료를 제출받아 지출 비용을 지급하고 있습니다.

그러나 앞으로는 인쇄되어 제출되는 결의서(증빙자료포함) 없이 오직 전자결재를 통해 확인하고 비용을 지급하고자 합니다. (영수증 등 증빙자료는 U-ERP시스템에 첨부파일로 업로드)

2.질의사항

질의1. 비용 지급 전 확인이 필요한 영수증 등 원본 증빙자료에 대한 보관이 필요한지요?

질의2. 교육부 및 회계감사 등 각종 감사에서 실제 발급된 증빙자료(U-ERP에 업로드된 증빙파일말고)가 없으면 문제가 될 소지가 있을지요?

질의3. 사학기관 재무회계 규칙에 대한 특례규칙 제15조2항 '회계처리는 신뢰 할 수 있도록 객관적인 자료와 증거에 의하여 공정하게 처리'

위 특례규칙과 관련하여 객관적 자료, 증거 확인 및 증빙자료 보관 등에 관한 것은 대학 자체 규정에 맞게 처리하면 되는지요?

불필요한 종이 소비를 줄이고자 준비 중에 있으며, 실물 증빙자료 보관 관련하여 확인이 필요하여

문의드립니다.

감사합니다.

첨부파일

답변일2024.06.18

안녕하십니까? 문의사항에 답변드리겠습니다.

ERP시스템을 쓰는 조직에서 증빙 수취시, 스캔으로 저장(클라우드 저장)했을 시 이런 증빙의 원본을 반드시 보관하여야 한다는 예규가 있습니다.

관련 예규를 참고하시기 바랍니다.

고맙습니다.

<참고>

[법인] 지출증빙서류의 수취 및 보관(서면2팀-662,2005.5.6)

법인이 ERP시스템에 의하여 장부와 증빙을 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 증빙서류와 정보보존장치를 함께 보관하여야 함.

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