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교비회계의 회계, 재무와 관련된 질의 게시판입니다.
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교비회계지출 등 결의서 관련 증빙자료 제출, 보관 관련 문의
작성일2024.06.12 조회수1936

1.사실관계

현재 저희 대학에서는 사학진흥재단 U-ERP 시스템을 통해 전자결재를 진행하고 있지만 별도로 인쇄된 지출결의서와 원본 영수증 등 기타증빙자료를 제출받아 지출 비용을 지급하고 있습니다.


그러나 앞으로는 인쇄되어 제출되는 결의서(증빙자료포함) 없이 오직 전자결재를 통해 확인하고 비용을 지급하고자 합니다. (영수증 등 증빙자료는 U-ERP시스템에 첨부파일로 업로드)

2.질의사항


질의1. 비용 지급 전 확인이 필요한 영수증 등 원본 증빙자료에 대한 보관이 필요한지요?


질의2. 교육부 및 회계감사 등 각종 감사에서 실제 발급된 증빙자료(U-ERP에 업로드된 증빙파일말고)가 없으면 문제가 될 소지가 있을지요?


질의3. 사학기관 재무회계 규칙에 대한 특례규칙 제15조2항 '회계처리는 신뢰 할 수 있도록 객관적인 자료와 증거에 의하여 공정하게 처리'

위 특례규칙과 관련하여 객관적 자료, 증거 확인 및 증빙자료 보관 등에 관한 것은 대학 자체 규정에 맞게 처리하면 되는지요?


불필요한 종이 소비를 줄이고자 준비 중에 있으며, 실물 증빙자료 보관 관련하여 확인이 필요하여

문의드립니다.


감사합니다.

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지출 등 결의서 관련 증빙자료 제출, 보관 관련 문의
답변일2024.06.18

안녕하십니까? 문의사항에 답변드리겠습니다.


ERP시스템을 쓰는 조직에서 증빙 수취시, 스캔으로 저장(클라우드 저장)했을 시 이런 증빙의 원본을 반드시 보관하여야 한다는 예규가 있습니다.


관련 예규를 참고하시기 바랍니다.


고맙습니다.


<참고>

[법인] 지출증빙서류의 수취 및 보관(서면2팀-662,2005.5.6) 

법인이 ERP시스템에 의하여 장부와 증빙을 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 증빙서류와 정보보존장치를 함께 보관하여야 함.

 



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