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교비회계[지출] 예산집행 시 원본 서류 구비 관련
작성일2026.05.11 조회수1549

※ 질의 내용이 구체적으로 작성되지 않은 경우에는 상세한 답변을 드리기 어려울 수 있습니다.

1.사실관계
예산집행을 위한 각종 제출서류에 대해 불필요한 종이 출력 및 서류 보관양을 줄이고자 업무 개선을 하고자 합니다.

- 우리 대학은 법인카드 사용을 원칙으로 하나 매수가 부족하여 출장 및 일부 긴급 사용 일부 경비

  에 한정하여 개인카드도 허용하고 있는 상황이며, 개인용기업카드 도입은 현재 어려운 상황임

- 요즘 카드 영수증은 문자로 이미지만 받는 경우도 있음 


2.질의사항

  ① 법인카드와 일부개인카드 영수증에 대해 원본을 반드시 보관하여야 하는지?

  ② 서명이 필요한 개인정보제공동의서, 참석자 서명지, 검수조서 등에 대해 원본을 보관하여야

     하는지?

  ③ 영수증 및 제출서식을 PDF로 스캔하여 그룹웨어 내부기안에 첨부한 후 결재 받고

     전산으로만 보관하는게 문제가 되는지 문의드립니다. 

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예산집행 시 원본 서류 구비 관련
답변일2026.05.19

안녕하세요. 한국사학진흥재단입니다.

[질문 요약]
- ① 법인카드 및 개인카드 영수증의 종이 원본 보관 의무 여부
- ② 개인정보제공동의서, 참석자 서명지, 검수조서 등 서명 문서의 원본 보관 의무 여부
- ③ 증빙서류 및 각종 서식을 PDF 스캔 후 그룹웨어 전산 보관만으로 갈음 가능한지 여부

[답변]
① 법인카드 및 개인카드 영수증 원본 보관 의무
- 법인카드의 경우, 카드사 전산 시스템에 거래내역이 자동 기록되므로 카드사 연동 경비지출관리 시스템을 통해 수집된 전자 영수증은 원본에 준하는 증빙으로 인정받을 여지가 있습니다.
- 개인카드의 경우, 문자 이미지 캡처본은 위변조 가능성이 있습니다. 카드사 홈페이지·앱에서 직접 출력한 승인내역 확인서 등 객관적 자료를 함께 첨부하여 진정성을 보완하는 것이 바람직합니다.
- 따라서, 종이 원본을 보관하거나 카드사 연동 경비지출관리 시스템 도입을 통해 전자 증빙을 보관하는 것이 적절합니다.

② 서명이 필요한 문서의 원본 보관 의무
- 개인정보제공동의서, 참석자 서명지, 검수조서 등 서명이 포함된 문서는 특정인의 의사 표시 및 행위 사실을 증명하는 증빙으로, 종이 원본을 보관하여야 합니다.
- 서명의 스캔 이미지는 위변조 여부 및 본인 확인이 어려워 증빙으로서 적절하지 않습니다.

③ PDF 스캔본의 그룹웨어 전산 보관만으로의 대체 가능 여부
- 종이 문서를 단순 스캔한 PDF 파일은 전자문서 및 전자거래 기본법상 원본과 동일한 효력을 가진 전자문서로 인정받기 어렵습니다. (스캔 과정에서 발생할 수 있는 오류 및 위변조 가능성, 원본성의 불명확함 등 발생)

[관련 법령]
- 사학기관 재무·회계 규칙에 대한 특례규칙 제15조 (회계원칙) : 회계 처리 및 증빙서류의 보관에 대한 규정

[유사 사례]
- 제목 : 법인카드 영수증 보관 의무 (질의작성일 : 2025.03.15)
- 제목 : 개인정보제공동의서 원본 보관 관련 (질의작성일 : 2025.07.22)

본 상담은 질의 주신 내용에 한정하여 답변을 드리는 점은 양해하여 주시기 바랍니다.

오늘도 건강과 행복이 가득하시길 기원합니다.

감사합니다.

※ 문의처 : 053-770-2623



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